Zásady ochrany osobních údajů
KASAnova je pokladní systém pro kavárny, bistra a restaurace. Tahle stránka popisuje, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, komu je předáváme, jak dlouho je držíme a co s nimi můžete udělat.
Účinné od [DOPLNIT DATUM].
Kdo jsme
Provozovatelem aplikace KASAnova je [FIRMA, IČO, SÍDLO].
S čímkoli, co se týká osobních údajů, se ozvěte na help@kasanova.cz nebo na telefon 608 427 666.
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali — nemáme k tomu zákonnou povinnost.
Jaké údaje zpracováváme a proč
| Údaj | Proč ho máme | Právní základ |
|---|---|---|
| E-mail a heslo majitele účtu | Bez účtu se do systému nedá přihlásit. Na e-mail chodí potvrzení registrace a obnova hesla. | Plnění smlouvy |
| Údaje firmy — název, IČO, DIČ, adresa, IBAN | Tisknou se na účtenku a patří do evidence tržeb. IBAN slouží k QR platbě. | Plnění smlouvy a právní povinnost |
| Údaje provozovny — název a adresa | Na účtence musí být, odkud prodej pochází. | Právní povinnost |
| Obsluha — jméno, role, otisk PINu | Aby se u dokladu vědělo, kdo ho vystavil, a aby se do pokladny nedostal kdokoli. PIN neukládáme, jen jeho jednosměrný otisk. | Pokyn podniku (jsme zpracovatel) |
| Doklady a pohyby hotovosti — částky, DPH, platební metoda, jméno obsluhy | Prodej a jeho evidence, uzávěrky, přehled tržeb pro majitele. | Pokyn podniku, u účetních dokladů právní povinnost podniku |
| Otevřené účty a kuchyňské bony | Aby druhá pokladna a kuchyňský displej viděly, co je rozpité a co se má vařit. | Pokyn podniku |
| Auditní stopa — kdo co změnil a kdy | Aby šlo dohledat zásah do ceníku, obsluhy nebo dokladu. Slouží majiteli i nám při řešení problému. | Oprávněný zájem na bezpečnosti a dohledatelnosti |
| Evidence tržeb (EET 2.0) — údaje dokladu odeslané Finanční správě, její potvrzení, certifikát a DIČ poplatníka | Evidence tržeb, pokud ji má podnik zapnutou. Záznam držíme i v cloudu, aby šlo evidenci prokázat i po ztrátě zařízení. | Právní povinnost podniku (jsme zpracovatel) |
| Identifikátory zařízení — otisk tabletu, typ, platnost aktivace | Aby se pod jednou firmou nepřipojilo cizí zařízení a aby se opuštěná pokladna po čase odpojila. | Plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečnosti |
Údaje hostů nesbíráme. Účet u stolu se pojmenovává číslem stolu nebo časem; jméno hosta k prodeji nepotřebujeme a nikde ho nevyžadujeme.
Platební karty nevidíme. Kartu čte platební aplikace Tapaya přímo v telefonu obsluhy. My předáváme jen částku a číslo naší transakce a zpátky dostaneme informaci, jestli platba prošla. Číslo karty se do KASAnovy nikdy nedostane a neukládáme ho.
Oprávnění, která aplikace žádá
Pokladna si u systému vyžádá tři oprávnění. Žádné z nich nepoužíváme ke sledování a z žádného neukládáme data — potřebuje je hardware nebo platební aplikace, se kterou pokladna mluví.
| Oprávnění | Na co je | Co z něj ukládáme |
|---|---|---|
| Poloha | Žádá ji platební aplikace Tapaya, která na telefonu čte kartu. Bez povolené polohy platbu kartou přes Tapayu nelze přijmout. Pokladna se na ni ptá dopředu, ne uprostřed placení, aby systémový dotaz nevyskočil hostovi nad kartou přiloženou k telefonu. | Nic. KASAnova polohu nikdy nečte, neposílá ani neukládá — jen povolení předá platební aplikaci. |
| Bluetooth | Spojení s účtenkovou tiskárnou. | Jméno a adresa vybrané tiskárny, aby se příště spojila sama. Žádné osobní údaje. |
| NFC | Čtečka karet v telefonu nebo v terminálu. | Nic. |
Jak s polohou a dalšími údaji nakládá sama platební aplikace, popisují zásady ochrany osobních údajů Tapayi.
Komu údaje předáváme
Údaje neprodáváme a nepředáváme je nikomu pro reklamu. Spolupracujeme s dodavateli, bez kterých by systém nefungoval:
| Komu | Co se předává | Kde to leží |
|---|---|---|
| Supabase — databáze a přihlašování | Všechny údaje z tabulky výše, které jdou do cloudu | Evropská unie (Frankfurt) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) — odesílání e-mailů | Pouze e-mailová adresa a text zprávy (potvrzení účtu, obnova hesla, upozornění před koncem předplatného) | USA — viz níž |
| Tapaya — platby kartou telefonem | Částka a číslo transakce. Žádné údaje o kartě ani o hostovi. | Viz zásady ochrany osobních údajů Tapayi |
| Finanční správa ČR — evidence tržeb | Údaje o tržbě podle zákona o evidenci tržeb, pokud má podnik evidenci zapnutou | Česká republika |
Na webu kasanova.cz neběží žádná analytika ani reklamní skripty. Neměříme návštěvnost a nepoužíváme sledovací cookies.
Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
Předávání mimo Evropskou unii
Databáze i přihlašování běží v Evropské unii, konkrétně ve Frankfurtu. Provozní data z ní nikam ven neodcházejí.
Jediná výjimka je odesílání e-mailů: potvrzení registrace, obnova hesla a upozornění před koncem předplatného posíláme přes službu Resend, kterou provozuje společnost Plus Five Five, Inc. se sídlem ve Spojených státech. Prochází jí vaše e-mailová adresa a text té zprávy — nic víc.
Děláme to na základě oprávněného zájmu: tyhle e-maily jsou nedílnou součástí služby — bez potvrzení nejde založit účet a bez obnovy hesla se do něj nedá vrátit.
Údaje do USA odcházejí na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, které jsou součástí zpracovatelských podmínek Resendu. Resend se v nich zároveň hlásí k rámci EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework).
Jak dlouho údaje držíme
| Co | Jak dlouho v cloudu |
|---|---|
| Účet, firma, provozovny, ceník, obsluha, zařízení | Po celou dobu, co je účet aktivní |
| Doklady, pohyby hotovosti a auditní stopa | 3 měsíce |
| Položky dokladů | 3 měsíce |
| Evidence tržeb (EET) | Po celou dobu, co je účet aktivní |
| Otevřené účty a kuchyňské bony | Jen než se zaplatí, respektive než si je displej vyzvedne — nevyzvednutý bon nejdéle 24 hodin |
| Technické záznamy o synchronizaci a o zavřených účtech | 3 měsíce |
| Platnost aktivace zařízení | 6 měsíců od posledního přihlášení |
Cloud není archiv. Systém je postavený tak, že hlavní kopie dat žije v pokladně; cloud je hlavně přenosová cesta mezi zařízeními a záloha nastavení. Proto tam většina provozních dat nezůstává dlouho.
Kopie dat, která si drží samotný tablet, zůstávají v něm — pracuje i bez internetu. Odstraníte je odinstalováním aplikace nebo výmazem jejích dat v zařízení.
Zrušení účtu a smazání údajů
Účet můžete kdykoli zrušit přímo v aplikaci, v Administraci. Zrušením se smaže firma se všemi daty i váš přihlašovací účet — ne že bychom jen zablokovali přístup. Podrobný postup a co přesně se maže je na stránce Zrušení účtu a smazání dat.
Když se do aplikace nedostanete, napište na help@kasanova.cz z adresy, na kterou je účet vedený. Žádost vyřídíme do 30 dnů.
Jedna věc po zrušení zůstává, a je poctivé to říct rovnou: uchováme si název firmy, IČO a datum zrušení. Bez toho by se pokladna, které zůstala stará kopie dat, mohla znovu přihlásit a začít účtovat pod IČO firmy, která už neexistuje. Žádné další údaje ten záznam neobsahuje.
Jak údaje chráníme
- Veškerý přenos mezi pokladnou, webem a cloudem je šifrovaný.
- Data jednotlivých firem jsou v databázi oddělená pravidly, která se vynucují na straně serveru, ne až v aplikaci — cizí firma se k vašim datům nedostane, ani kdyby o ně požádala přímo.
- PIN obsluhy se neukládá, jen jeho jednosměrný otisk. Zpátky ho nezjistíme ani my.
- Přihlášení pokladny je uložené v zabezpečeném úložišti zařízení, ne v obyčejném souboru.
- Přístup ke cloudu má jen omezený okruh lidí a jen v rozsahu, který potřebují k provozu a podpoře.
Vaše práva
Ve vztahu k údajům, u kterých jsme správcem, máte právo:
- vědět, jaké údaje o vás máme, a dostat jejich kopii,
- nechat si je opravit, když nesedí,
- nechat si je smazat,
- omezit jejich zpracování nebo proti němu vznést námitku,
- dostat je ve strojově čitelné podobě a přenést k jinému poskytovateli.
Stačí napsat na help@kasanova.cz. Odpovíme do 30 dnů.
Když si myslíte, že s údaji nakládáme špatně, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7, uoou.gov.cz.
Automatizované rozhodování
Neprovádíme žádné automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky.
Změny těchto zásad
Když se způsob zpracování změní, upravíme i tuhle stránku a změníme datum účinnosti nahoře. U podstatných změn dáme vědět e-mailem na adresu vedenou u účtu.